GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP ERP

VietDMS FI là một phân hệ được tích hợp trong VietDMS ERP có thể hoạt động linh hoạt và độc lập như một giải pháp Quản lý tài chính riêng biệt.

VietDMS FI kết nối chặt chẽ với các phân hệ khác nhằm giải quyết các bài toán thiết yếu đặt ra như:

1/ Kế toán sổ cái

2/ Kế toán Mua hàng và Công nợ phải trả.

3/ Kế toán Bán hàng và Công nợ phải thu.

4/ Kế toán tài sản cố định.

Sơ đồ liên kết các phân hệ:

CÁC TÍNH NĂNG:

1/ Kế toán sổ cái (General Ledger):

STT

CHỨC NĂNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

Quản lý đa chi nhánh

-         Các chi nhánh của công ty có thể sử dụng phương pháp hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc tùy vào thiệt lập của doanh nghiệp nhưng có thể dùng chung tài nguyên hệ thống như hệ thống cấu trúc tài khoản, danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh mục vật tư… Điều này cho phép tận dụng được tài nguyên của doanh nghiệp, giảm chi phí quản lý, và đơn giản hóa việc đồng bộ dữ liệu giữa các đơn vị thành viên.

2

Quản lý đa tiền tệ

-         Hệ thống hỗ trợ quản lý đa tiền tệ với hệ số quy đổi do người dùng tự thiết lập. Hỗ trợ ghi nhận giao dịch bằng cả đồng tiền giao dịch và đồng tiền hạch toán.

-         Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ các báo biểu theo đơn vị tiền tệ do người dùng lựa chọn.

-        Các chi nhánh có thể dùng đồng tiền hạch toán khác nhau nhưng vẫn có thể đồng bộ dữ liệu phục vụ cho nhu cầu báo cáo của công ty mẹ.

3

Hỗ trợ phát sinh bút toán tự động

-        Để giảm thiểu tối đa các hoạt động sử lý hạch toán của người dùng, hệ thống hỗ trợ hạch toán tự động cho nhiều loại nghiệp vụ thường sử dụng như Bán hàng, Mua hàng,…

4

Khả năng tự cập nhật tỉ giá

-         Hệ thống hỗ trợ tự cập nhật tỷ giá mới nhất từ nguồn bên ngoài để giảm thiểu quá trình cập nhật tỷ giá hằng ngày.

5

Nhập, xuất dữ liệu linh hoạt

-          Hệ thống có khả năng tương tác mạnh mẽ với các định dạng dữ liệu khác như Exel, XML, PDF,HTML…

6

Khả năng đóng mở kỳ kế toán

-          Hệ thống cho phép mở nhiều kỳ kế toán tại một thời điểm.

-          Các kỳ kế toán có thể mở lại bất cứ khi nào cần thiết.

-         Chỉ những người dùng cấp cao mới có thể sử dụng chức năng này.

7

Khả năng kết sổ vào các kỳ kế toán trong quá khứ

-         Khi có nhu cầu kết sổ vào kỳ kế toán trong quá khứ, người dùng có thể mở lại kỳ kế toán đó để ghi nhận giao dịch, hệ thống sẽ tự động cập nhật số dư cho các kỳ phía sau.

8

Khả năng kết sổ vào các kỳ kế toán tương lai

-         Hệ thống cho phép kết sổ vào các kỳ kế toán tương lai (Ngày bắt đầu lớn hơn ngày giờ hiện hành) miễn là kỳ kế toán đó mở.

9

Khả năng ngăn chặn các giao dịch có bút toán không hợp lệ

-         Hệ thống hỗ trợ xử lý cảnh báo, kiểm soát chặt chẽ các lỗi trong quá trình thao tác của người dùng nhằm hỗ trợ người dùng không kết sổ các bút toán một vế hay bút toán không cân đối, hay kết sổ vào kỳ kế toán đang đóng, kết sổ vào tài khoản không được phân quyền, kết sổ vào các tài khoản không được phép nhập trực tiếp, không nhập tỉ giá với giao dịch ngoại tệ, không ấn định đơn vị chịu chi phí/hưởng doanh thu trên các dòng giao dịch có liên quan đến tài khoản chi phí hoặc doanh thu…

10

Khả năng tương tác với các phân hệ khác

-         Trong môi trường tích hợp vào hệ thống VietDMS ERP, VietDMS FI sẽ liên kết chặt chẽ với các phân hệ khác, mọi giao dịch phát sinh trong các phân hệ khác sẽ tự động cập nhật tức khắc trên phân hệ kế toán sổ cái.

 

2/ Kế toán Mua hàng và Công nợ phải trả (Accounts Payable):

STT

CHỨC NĂNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

Cho phép định nghĩa các điều kiện thanh toán

-         Hệ thống cho phép định nghĩa thời gian hết hạn thanh toán của các hóa đơn. Điều kiện thanh toán có thể được thiết lập cho từng nhà cung cấp cụ thể và sẽ được lấy làm thông tin mặc định trên hóa đơn cho nhà cung cấp đó, nhưng có thể được sửa đổi trực tiếp trên hóa đơn.

-         Hệ thống cho phép định nghĩa ngày bắt đầu tính thời hạn thanh toán, có thể là ngày ghi trên hóa đơn, ngày nhập hóa đơn vào hệ thống hoặc khoảng thời gian quy định kể từ một hay 2 mốc trên.Người dùng có thể thay đổi trực tiếp ngày bắt đầu tính này ngay trên hóa đơn nếu cần.

-         Hệ thống cho phép định nghĩa nhiề u khoảng thời gian thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu ứng với thời gian thanh toán sớm đó.

-         Khi đến hạn thanh toán, hệ thống có khả năng đưa ra các dấu hiệu cảnh báo đặc biệt trên báo cáo công nợ. Hệ thống cũng có khả năng liệt kê các hóa đơn đã quá hạn hoặc gần đến hạn thanh toán để nhân viên kế toán tiện theo dõi và xử lý.

2

Cho phép thanh toán từng phần

-         Người dùng có thể đánh dấu đến hạn cho từng hóa đơn đã ứng trước, số tiền tương ứng với những ngày này sau đó sẽ không được bao gồm trong tổng số các hạng mục hóa đơn vì các khoản tạm ứng trước sẽ bị cấn trừ.

-         Trường hợp thanh toán từng phần, giá trị tổng của các hạng mục sẽ được chia nhỏ và trải ra từng ngày riêng lẻ trong kế hoạch thanh toán hóa đơn.

3

Thanh toán nhiều hóa đơn cùng một lúc của cùng một nhà cung cấp

-         Khi tiến hành thanh toán, người dùng có thể chọn lựa nhiều hóa đơn họ muốn thanh toán cho một lần thanh toán.

4

Đa phương thức thanh toán

-         Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như: Séc, Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt, Ngân hàng điện tử,…

5

Khả năng nhập hóa đơn từ các hệ thống khác

-         Hệ thống cho phép kết nối và nhập các hóa đơn từ các định dạng dữ liệu thông dụng như Exel, XML, HTML, CSV,…

6

Tìm kiếm linh hoạt các hóa đơn đã nhập

-         Hệ thống hỗ trợ nhiều tiêu chuẩn để tìm kiếm hóa đơn, có thể là Nhà cung cấp, Ngày hóa đơn, Ngày ghi sổ, Số hóa đơn, Tiền tệ, Giá trị háo đơn, Tài khoản, hoặc theo thông tin do người dùng tự định nghĩa…

7

Khả năng tự động thanh toán

-         Hệ thống hỗ trợ kết nối với các kênh thanh toán để tự động phát sinh các bút toán thanh toán cho các hóa đơn quá hạn hoặc đến hạn thanh toán. Doanh nghiệp có thể cấu hành cho hệ thống để cho phép hay không cho phép thực hiện chức năng này trên từng hóa đơn.

8

Hỗ trợ nhiều báo cáo phân tích về công nợ phải trả

-         Hệ thống có các bộ công cụ tạo báo cáo linh hoạt, mạnh mẽ và dễ sử dụng cho phép người dùng tạo thêm bất kỳ báo cáo phân tích công nợ nào khi có nhu cầu.

 

3/ Kế toán Bán hàng và Công nợ phải thu (Accounts Receivable):

STT

CHỨC NĂNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

Cho phép định nghĩa các điều kiện thanh toán

-         Hệ thống cho phép định nghĩa thời gian hết hạn thanh toán của các hóa đơn. Điều kiện thanh toán có thể được thiết lập cho từng nhà cung cấp cụ thể và sẽ được lấy làm thông tin mặc định trên hóa đơn cho nhà cung cấp đó, nhưng có thể được sửa đổi trực tiếp trên hóa đơn.

-         Hệ thống cho phép định nghĩa ngày bắt đầu tính thời hạn thanh toán, có thể là ngày ghi trên hóa đơn, ngày nhập hóa đơn vào hệ thống hoặc khoảng thời gian quy định kể từ một hay 2 mốc trên.Người dùng có thể thay đổi trực tiếp ngày bắt đầu tính này ngay trên hóa đơn nếu cần.

-         Hệ thống cho phép định nghĩa nhiề u khoảng thời gian thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu ứng với thời gian thanh toán sớm đó.

-         Khi đến hạn thanh toán, hệ thống có khả năng đưa ra các dấu hiệu cảnh báo đặc biệt trên báo cáo công nợ. Hệ thống cũng có khả năng liệt kê các hóa đơn đã quá hạn hoặc gần đến hạn thanh toán để nhân viên kế toán tiện theo dõi và xử lý.

2

Cho phép xóa sổ một khoản nợ lâu năm

-         Hệ thống hỗ trợ quy trình chuyển từ khoản phải thu sang dự phòng nợ khó đòi và sau đó qua khoản xóa nợ.

3

Cung cấp báo cáo phân tích công nợ

-         Hệ thống cung cấp các báo cáo công nợ chuẩn như:

o   Báo cáo tổng hợp các khoản nợ quá hạn

o   Báo cáo chi tiết các khoản nợ quá hạn

o   Báo cáo hóa đơn chưa thanh toán

-         Người dùng có thể yêu cầu biến báo cáo này phù hợp với nhu cầu sử dụng hoặc tự định nghĩa báo cáo công nợ với phần hỗ trợ tạo báo cáo của VietDMS ERP.

4

Khả năng ấn định các hạn mức tín dụng cho khách hàng

-         Mỗi khách hàng đều được định nghĩa và kiểm soát hạn mức công nợ cho khách hàng đó. Hạn mức này có thể được thiết lập ở nhiều mức: Mức chi tiết giao dịch, Mức tổng số tiền trong kỳ,… Với mỗi mức ta lại có thể thiết lập biên độ dao động cho phép theo giá trị tuyệt đối và theo tỷ lệ phần trăm.

5

Khả năng tạo ra các Mẫu thư thúc nợ tự động

-         Hệ thống hỗ trợ người dùng tạo ra các mẫu thư thúc nợ tự động do người dùng tự định nghĩa mẫu thư. Các bức thư này định kỳ sẽ được gửi đến khách hàng có các khoản nợ quá hạn để cảnh báo  nợ quá hạn.

 

4/ Kế toán tài sản cố định (Asset Accounting)

STT

CHỨC NĂNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

1

Quản lý tài sản cố định thông thường và tài sản cố định đi thuê

-         Quản lý tài sản thông thường: Hệ thống hỗ trợ quản lý vòng đời của tài sản, từ lúc mua tài sản cho đến lúc thanh lý tài sản. Hệ thống tính giá trị khấu hao, lãi suất, bảo hiểm… trong suốt vòng đời này và cung cấp thông tin khấu trừ này cho hệ thống báo cáo chuẩn. Hệ thống còn hỗ trợ báo cáo dự báo khấu hao và giả lập sự tăng giá trị tài sản.

-         Tài sản đi thuê: Hệ thống cũng cung cấp các chức năng đặc biệt để xử lý tài sản đi thuê, và tài sản đang hoàn thành.Cho phép quản lý giá trị theo nhiều loại tiền sử dụng các phương pháp định giá khác nhau. Tính năng này giúp đơn giản hóa quá trình chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo tổng hợp.

2

Khả năng tự động tính khấu hao

-         Hệ thống tự động tính khấu hao cho TSCĐ dựa trên nhiều phương pháp tính như: Phương pháp đường thẳng, Phương pháp giá trị giảm dần, Phương pháp khấu hao theo số năm còn lại, Phương pháp khấu hao tối đa, Phương pháp khấu hao đa cấp, Phương pháp khấu hao kiểm soát theo kỳ.

-         Hệ thống thiết lập các thông số tự động cho việc kết sổ tự động sang sổ cái, người dùng không cần can thiệp vào hệ thống bằng bất cứ phương pháp thủ công nào.

3

Hỗ trợ các nghiệp vụ đặc biệt của TSCĐ

-         Hệ thống hỗ trợ một số nghiệp vụ đặc biệt liên quan đến TSCĐ như: Bổ sung, hoán chuyển, chuyển nhượng, đánh giá lại, xóa sổ tài sản cố định, thanh lý…như là một phần chức năng chuẩn của giải pháp. Khi chạy các chức năng này, tất cả các bút toán sẽ tự động phát sinh và được chuyển sang phân hệ kế toán sổ cái mà không cần bất cứ can thiệp nào từ bên ngoài.

4

Khả năng tích hợp phân hệ khách

-         Phân hệ kế toán tài sản cố định có liên kết chặt chẽ đến các phân hệ khác để hỗ trợ kết sổ trực tiếp từ các phân hệ khác.

 

>>Các giải pháp khác của cty DMS

Bình luận :

Đăng bình luận :

Họ tên
Email
Change the CAPTCHA codeSpeak the CAPTCHA code
 

Nội dung